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紙が多くてなかなか片付かない人にお勧め!書類の整理は3つの基本パターン分けから始めよう!

投稿日:2018年1月10日 更新日:

日常的に増えやすい紙類。家の外から入ってくる紙もあれば、自ら印刷して増やしてしまう紙もあります。家の中に紙が多くてなかなか片付かない!という人はまず書類の整理の基本となる3つの仕分け方をマスターすると、整理しやすくなります。この記事では整理収納アドバイザーの視点から、増えやすい家の中の書類(紙類)をどうやって整理して行けばいいのかについて解説していきます。

1年過ぎた文書を使用するのは 100 回に 1回

ナレムコの統計*では、使用する文書の 99 %が作成・収集から 1年以内のもで ある。

つまり⇒1年経ったら処分していものがほとんど

*ナレムコ=National Record Management Councilの略

書類の整理基本 3つの段階に分ける

書類の整理に困っているという方はまずは以下の3つに分けてみることをおすすめします。

  1. 重要、よく使う書類(現在進行形)
  2. たまに見返したりして使う
  3. なんとなくあれば安心。使わないけどとっておきたい(おそらく滅多に使わない)

1と2は紙で保管、3は使用頻度が低いことから紙ではなくデータ保管するのがお勧めです。

 

重要、よく使う、たまに見返したりして使う、紙で残したい書類

紙で残す書類には主に2種類あります。

  • 「閲覧する書類」
  • 「書いたり持ち出したりして使う書類」

 

閲覧する書類の保管

閲覧することだけが目的の書類はクリアファイルなどに入れて製本のようにパラパラめくれるように保管するのがいいでしょう。穴開け式ファイルなどに保管するのもお勧めです。増紙できないタイプのクリアファイルは途中で書類を追加しにくいことがあります。書類の内容によって差し替えが発生しそうな場合はリング式などの増減しやすいファイルを選ぶのがお勧めです。

書いたり持ち出したりして使う書類の保管

持ち出したり、記入したりして使う書類は「個別フォルダ」を使って分けると便利です。個別フォルダとは紙でできた簡易バインダーのようなもので、二つ折りの紙の間に書類を挟むだけのものです。個別フォルダはファイルボックスに入れて保管します。たくさん書類がある場合は、分類表を作って大分類(ファイルボックス)中分類(個別フォルダ)小分類(さらに中を分けるクリアファイルなど)に分けて行くと書類を探すときに便利です。

分類方法の一例 小学生の息子2人いる場合

大分類(ファイルボックス)・・・「長男」や「次男」という個人
中分類(個別フォルダ)・・・「学校」「塾」「サッカークラブ」などの習い事や学校などの単位
小分類(クリアフォルダ)・・・「テスト」「お知らせ」「月謝」などのプリント

上記のように紙を挟んでいくイメージです。
もちろん、書類の量や種類に応じて分類の枠を変えていくことも可能です。例えば塾を大分類(ファイルボックス)として、教科ごとに中分類(個別フォルダ)を作る。国語、算数、社会など。小分類(クリアフォルダ)にテスト、回答、などを分けるなど、分け方は様々です。

ますはどんな書類がどれだけあるのかを付箋に書き出して塊を作りながら「分類表」を作ってみるのがお勧めです。

そして、個別フォルダーに紙をしまうときは

  • 手前から入れる
  • 奥から入れる

などルールを決めます。時系列に並んでいると処分するときに一括で処分できて非常に楽ですよ。

 

なんとなくあれば安心、使わないけどとっておきたいおそらく滅多に使わない書類

使用頻度が低い書類は、スキャナーなどでデータ化して紙自体は処分することをお勧めします。これだけでもぐっと家の中にある書類の総量が減るはずです。ドキュメントスキャナーを使うと、必要な時にデータで確認したりプリントアウトして再度紙にすることも可能です。書類のをスマホのカメラで撮って保管する人もいますがそれよりスキャナーを活用する方法をオススメするには理由があります。

お勧めするスキャナーはScanSnap(スキャンスナップ)シリーズ

スキャナーといってもプリンターと一体型のスキャナーではなく、ドキュメントスキャナーがお勧めです。理由は操作性と利便性の良さです。プリンターと一体型のスキャナーは1枚ずつコピー機のようにスキャンするため時間も手間もかかります。一方でドキュメントスキャナーは次々と早いスピードでスキャンできるので処理能力が高く、スキャンすることに特化しているため便利な機能もたくさんついています。特におすすめしたいのがPFUのドキュメントスキャナー ScanSnapシリーズです。(上記写真はScanSnap ix1500)

ScanSnapを使って書類をデータ化(PDF)するとOCR機能で書類に含まれている文字を認識し検索表示できます。(手書き文字は認識しません)OCR機能とは、たとえば学校の書類をスキャンして「懇談会」の書類を探したい場合、「懇談会」というキーワードで検索するとその文字列を含んだ書類がピックアップされるという仕組みです。さらにスキャンした書類をクラウドサービスに保管しておけば外出先からでもスマホで検索したり呼び出したりすることが可能です。私はevernoteを利用してスキャンした書類をタグをつけて保存しています。外出先でもスマホからデータを確認できるので、とても便利です。

紙をデータ化する3つの利点

  1. データを持ち出せる
  2. 検索できる
  3. 紙を減らせる

書類をドキュメントスキャナーでデータ化する3つの利点を知れば書類に埋もれる日常から脱出できるかもしれません。

まとめ

とにかく紙が多い人はまずは使用頻度で3段階に分けてから整理していきましょう。紙で残すモノはなるべく少なく、本当に使用頻度が高いモノだけに絞りましょう。そして必要なのは紙そのものではなく書かれている情報だということを認識して、使用頻度の低い書類は破棄するか、コンパクトに保管できるようにしましょう。今はインターネットで何でも検索できる時代です。紙に印刷しなくてもその都度検索すればいいのでわざわざ印刷して紙を増やすことも見直すといいでしょう。

  • この記事を書いた人

寺尾江里子

ミニマム収納アカデミー主宰 整理収納アドバイザー1級、2級認定講師 「片付けが苦手」「なかなかモノが捨てられない」 絶賛子育て中40代ママのお悩みを解決いたします!

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