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書類の整理は3つのパターン分けから!

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書類の整理に困っている
という方へ
今日はまず3つの段階に
分けてみませんか?
というご提案です^^

 

 

全体の書類の中から
3つに分類します。

 

 

①重要、よく使う書類
⇒紙で残す

 

②たまに使う
⇒紙で残した方が便利なもの

 

③なんとなくあれば安心
使わないけどとっておきたい
おそらく滅多に使わない

 

 

 

まずは
この3つに分けてみましょう!

 

 

①と②は紙で残す。

 

この保管管理の仕方は
別のメルマガでお伝えします。

 

まずは③の取り扱いについて
お伝えしますね。

 

なんとなくあれば安心、使わないけどとっておきたい
おそらく滅多に使わない書類

書類は、スキャナーなどで
データ化して紙は処分する
ことをお勧めします。

 

 

これだけでも
ぐっと総量が減るはずです。

 

スキャナーを使うと、
必要な時データで確認したり
プリントアウトして
再度紙にすることも可能です。

 

 

私がお勧めするスキャナーは
PFUのスキャンスナップix100です。

sc

http://scansnap.fujitsu.com/jp/product/ix100/

 

よく書類の写真をスマホのカメラで撮って
保管する人もいますが
それよりスキャナーを活用する
方法をオススメするには
理由があります。

 

スキャナーを使う利点は
「検索性」があること。

 

上記のスキャナー(ScanSnapix100)
を使ってデータ化(PDF化)すると
書類の内容を文字として認識し
検索したとき該当するキーワードを
含んだ書類を表示できるからです。
(手書き文字は認識しません)

 

たとえば学校の書類を
スキャンして「懇談会」の
書類を探したい場合、
「懇談会」というキーワードで
検索するとその文字列を含んだ
書類がピックアップされる
という仕組みです。

 

さらにスキャンした書類を
クラウドサービスに保管しておけば
外出先からでもスマホで
検索したり呼び出したり
することが可能なんですよ。

 

 

紙をデータ化する3つの利点は

①データを持ち出せる

②検索できる

③紙を減らせる

 

です。

 

 

これからの時代、是非とも
デジタル化して
賢く情報と付き合ってくださいね。

 

 

ちなみに今日ご紹介した
ScanSnapシリーズを
購入されたい方は
ご連絡いただければ
優待価格で購入できるサイトを
ご案内いたします。

 

次に①と②について
お伝えしたいと思います。

 

紙で残したいもの

これらは「閲覧する」もの

「書いたり持ち出したりして使う」
ものがあります。

 

「閲覧するもの」は
クリアファイルなどに入れて
パラパラめくれるように
保管するのもいいでしょう。

arinkurin2_ds-1133881.jpg

しっかりタイトルを
ファイルの背表紙に付けましょう!

 

 

書いたり持ち出したりして
使うモノは

「個別フォルダー」を使って
分けると便利です。

 

wow_a4-ifh.jpg

個別フォルダーとは
紙でできた簡易バインダーのような
もので、二つ折りの紙の間に
書類を挟むだけのものです。

 

個別フォルダーを作る前に
「分類表」を作ります。

 

「分類表」はおおまかに3段階
・大分類
・中分類
・小分類

を作ります。

 

例えば、男の子が2人いる場合
大分類が「長男」や「次男」
中分類が「学校」「塾」「サッカークラブ」など
小分類に「テスト」「お知らせ」「月謝」など
だんだんと細分化していきます。

 

ますはこの「分類表」を
紙に書いて作ること。

どんな書類があるのか
書き出してみてください。

 

書き出せたらこの「分類表」
を元に
大分類=ファイルボックス
中分類=個別フォルダー
小分類=クリアフォルダー
のように分けていきます。

arinkurin2_ds-1641186.jpg

 

そして、紙をしまうときは
・手前から入れる
・奥から入れる
などルールを決めます。

 

時系列に並んでいると
処分するときに楽ですよ。

 

 

どうぞやってみてくださいね!

 

 

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