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収納方法

書類の整理は3つのパターン分けから!

投稿日:2018年1月10日 更新日:

書類の整理は3つの段階に分ける

 

書類の整理に困っているという方は
まずは3つに分けてみることをおすすめします。

全体の書類の中から
3つに分類します。

 

 

①重要、よく使う書類
⇒紙で残す

 

②たまに使う
⇒紙で残した方が便利なもの

 

③なんとなくあれば安心
使わないけどとっておきたい
おそらく滅多に使わない

 

 

 

まずは
この3つに分けてみましょう!

 

 

①と②は紙で残す。

 

この保管管理の仕方は
別のメルマガでお伝えします。

 

まずは③の取り扱いについて
お伝えしますね。

 

なんとなくあれば安心、使わないけどとっておきたい
おそらく滅多に使わない書類

書類は、スキャナーなどで
データ化して紙は処分する
ことをお勧めします。

 

 

これだけでも
ぐっと総量が減るはずです。

 

スキャナーを使うと、
必要な時データで確認したり
プリントアウトして
再度紙にすることも可能です。

 

 

私がお勧めするスキャナーは

PFUのScanSnap(スキャンスナップ)シリーズです。

 

 

 

 

 

よく書類の写真をスマホのカメラで撮って
保管する人もいますが
それよりスキャナーを活用する
方法をオススメするには
理由があります。

 

スキャナーを使う利点は
「検索性」があること。

 

上記のスキャナー(ScanSnap)
を使ってデータ化(PDF化)すると
書類の内容を文字として認識し
検索したとき該当するキーワードを
含んだ書類を表示できるからです。
(手書き文字は認識しません)

 

たとえば学校の書類を
スキャンして「懇談会」の
書類を探したい場合、
「懇談会」というキーワードで
検索するとその文字列を含んだ
書類がピックアップされる
という仕組みです。

 

さらにスキャンした書類を
クラウドサービスに保管しておけば
外出先からでもスマホで
検索したり呼び出したり
することが可能なんですよ。

 

 

紙をデータ化する3つの利点は

①データを持ち出せる

②検索できる

③紙を減らせる

 

です。

 

 

これからの時代、是非とも
デジタル化して
賢く情報と付き合ってくださいね。

 

 

ちなみに今日ご紹介した
ScanSnapシリーズを
購入されたい方は
ご連絡いただければ
優待価格で購入できるサイトを
ご案内いたします。

 

次に①と②について
お伝えしたいと思います。

 

紙で残したいもの

これらは「閲覧する」もの

「書いたり持ち出したりして使う」
ものがあります。

 

「閲覧するもの」は
クリアファイルなどに入れて
パラパラめくれるように
保管するのもいいでしょう。

arinkurin2_ds-1133881.jpg

しっかりタイトルを
ファイルの背表紙に付けましょう!

 

 

書いたり持ち出したりして
使うモノは

「個別フォルダー」を使って
分けると便利です。

 

wow_a4-ifh.jpg

個別フォルダーとは
紙でできた簡易バインダーのような
もので、二つ折りの紙の間に
書類を挟むだけのものです。

 

個別フォルダーを作る前に
「分類表」を作ります。

 

「分類表」はおおまかに3段階
・大分類
・中分類
・小分類

を作ります。

 

例えば、男の子が2人いる場合
大分類が「長男」や「次男」
中分類が「学校」「塾」「サッカークラブ」など
小分類に「テスト」「お知らせ」「月謝」など
だんだんと細分化していきます。

 

ますはこの「分類表」を
紙に書いて作ること。

どんな書類があるのか
書き出してみてください。

 

書き出せたらこの「分類表」
を元に
大分類=ファイルボックス
中分類=個別フォルダー
小分類=クリアフォルダー
のように分けていきます。

arinkurin2_ds-1641186.jpg

 

そして、紙をしまうときは
・手前から入れる
・奥から入れる
などルールを決めます。

 

時系列に並んでいると
処分するときに楽ですよ。

 

 

どうぞやってみてくださいね!

 

 

  • この記事を書いた人

寺尾江里子

ミニマム収納アカデミー主宰 整理収納アドバイザー1級、2級認定講師 「片付けが苦手」「なかなかモノが捨てられない」 絶賛子育て中40代ママのお悩みを解決いたします!

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